Seringkali Jetset Event & Party Organizer mendapat pertanyaan dari klien yang bingung: "Bagaimana cara mengadakan pesta ulang tahun sweet seventeen?" atau "Saya harus memulai dari mana?". Nah kali ini Jetset EO Surabaya mencoba menjawab kegalauan dari Anda. Pembahasan kali ini adalah mengenai langkah-langkah apa saja yang harus dipersiapkan dan dilakukan ketika Anda memutuskan untuk mengadakan pesta ulang tahun sweet seventeen. Semoga Anda terbantu lewat infographic sederhana di bawah ini (klik link "Selengkapnya.." di bawah untuk artikel selengkapnya).
Lewat infographic sederhana di atas, Jetset EO Surabaya akan mencoba menjelaskan secara singkat langkah-langkah yang diperlukan ketika mengadakan pesta sweet seventeen birthday party.
Langkah pertama: Keputusan
Tentu saja semua bermula dari sebuah keputusan: apakah klien akan mengadakan pesta sweet seventeen, tanggal berapa perkiraan acara, dan sebagainya. Semua bermula dari keputusan sederhana ini.
Langkah kedua: Mencari event organizer (EO) yang berpengalaman
Menemukan EO berpengalaman di bidangnya tentu akan sangat membantu klien dalam setiap pengambilan keputusan. Di sini EO berperan penting sebagai konsultan bagi sang klien untuk menjawab setiap kegalauan dan pertanyaan yang mungkin dihadapi. Selain itu sebagai konsultan, EO bisa memberikan perkiraan biaya untuk mengadakan sebuah pesta ulang tahun. Tentu saja harus EO yang sudah berpengalaman (seperti Jetset EO contohnya :)) ).
Langkah ketiga: Berkonsultasi dengan EO
Ibarat tubuh, peran EO dalam sebuah pesta adalah sebagai "otak". EO memberikan masukan, saran, do's and don'ts, kepada klien. Klien bisa berkonsultasi dengan EO mengenai tema acara seperti apa, konsep seperti apa yang akan diusung, dan juga perkiraan budget yang akan dihabiskan. EO tersebut akan memoles setiap ide klien menjadi lebih cemerlang dan execute-able (bisa dijalankan).
Langkah keempat: Mencari tempat pesta (venue)
Salah satu hal terpenting dalam mempersiapkan sebuah pesta adalah tempatnya (the venue). Sudah bukan menjadi rahasia kalau venue favorit perlu dibooking jauh hari sebelum acara. Bila tidak, akan kehabisan. Konsultasilah dengan EO mengenai tempat yang sesuai dengan acara ulang tahun: seberapa besar pestanya, berapa banyak undangannya, lokasi venue, apakah makanannya enak, dan sebagainya. Kami sempat me-review beberapa venue favorit di Surabaya. Beberapa review terbaik dari kami bisa dilihat di sini.
Langkah kelima, dan keenam: Sesuai tema
Setelah berkonsultasi dengan EO, langkah selanjutnya adalah mencari ide dekorasi, model gaun, dan model kue tart yang sesuai dengan tema. Bila Anda bingung, jangan ragu meminta bantuan kepada EO Anda. Biasanya EO memiliki relasi dengan beberapa vendor lain yang berpengalaman di bidangnya yang siap untuk membantu Anda dalam hal dekorasi, kue tart, dan gaun ini.
Langkah ketujuh: Undangan dan Guest List
Mulailah mendata nama-nama teman/sahabat/keluarga yang akan diundang. Dari daftar tersebut akan diketahui berapa banyak orang yang diundang. Jangan lupa cetaklah undangan untuk kemudian diberikan kepada mereka. Jangan mengundang orang via SMS, atau facebook (kecuali kalau benar-benar dekat). Orang Indonesia masih terbiasa dengan undangan konvensional. Mereka akan merasa lebih dihargai dengan undangan resmi daripada diundang via facebook/SMS.
Langkah kedelapan: Book vendor lainnya
Tentunya masih banyak vendor lainnya yang dibutuhkan untuk sebuah pesta, seperti sound system, lighting, cake, fotografi, videografi, dan lain sebagainya. Mintalah bantuan EO untuk memberi Anda masukan mengenai vendor-vendor terbaik di bidangnya. Untuk Jetset EO, silakan klik di sini untuk penawaran terbaik paket sweet seventeen tahun 2015 ini.
Langkah kesembilan: Rundown dan technical meeting
Sebenarnya langkah kesembilan ini merupakan tugas EO. EO akan membuatkan rundown acara dan mengaturkan sebuah technical meeting menjelang hari H. EO yang berpengalaman tentu tahu format acara yang terbaik untuk kliennya.
Langkah kesepuluh: Let the Party begin!
Persiapkan segalanya dengan tenang. Jadikan EO Anda sebagai partner Anda dalam mengadakan acara pesta ulang tahun. Jaga kesehatan dan suasana hati menjelang hari H. Bersenang-senanglah ketika hari acara tiba. Anda pantas mendapatkannya! :)