Bisa dibayangkan bila seluruh dunia menggunakan berjuta-juta ton kertas setiap harinya, wuih... hutan akan lebih cepat gundul dan bumi akan menjadi lebih panas. Kenyataannya, bumi kita sedang mengalami krisis dan kita perlu mengubah beberapa kebiasaan keseharian kita. Tujuannya sederhana, membuat bumi lebih hijau dan nyaman untuk ditinggali.
 |
| Green Business - Paperless Presentation |
Sejak awal pendirian JETSET Event & Party Organizer, semangat green business sejak awal sudah ada dalam nadi JETSET EO. Dimulai dari slogan "We Are Going Green!" yang kami cetak di kantung berbahan dasar kain untuk petty cash, hingga footer rundown kami. Bahkan kartu nama kami pun terbuat dari bahan kertas daur ulang. Tak jarang, klien atau vendor yang tergelitik bertanya lebih dalam tentang komitmen kami sebagai event organizer yang ramah lingkungan dan go green.
 |
| Recycle-able bag and business card made from recycle paper |
Di tahun 2013 ini, langkah komitmen JETSET EO untuk green business berikutnya adalah gerakan Go Paperless.
Simak 3 Langkah Go Paperless with JETSET EO dengan link "Selengkapnya.." di bawah.
 |
| All data and portfolios are stored inside iPad, which make us easier to show to our client |
1. Paperless: Organizing Paperless Data and Portfolio
Biasanya tenaga pemasaran selalu membawa sebuah tas berat berukuran besar yang di dalamnya ada banyak sekali materi presentasi, pricelist, sejumlah portfolio, dan juga form-form kontrak untuk klien. Selain berat, juga merepotkan dan tenaga pemasaran itu harus membongkar isi tas hanya untuk mencari satu form.
Di JETSET EO, kami melengkapi tenaga pemasaran kami dengan iPad. Semua portfolio klien yang pernah kami tangani tersimpan dengan rapi di sana sehingga ketika presentasi, kami dengan mudah (dan dengan bangga) menunjukkan hasil kerja keras kami. Tidak repot, tidak ribet, dan yang terpenting, mengurangi pemakaian kertas (dan biayanya) untuk mencetak katalog dan portfolio.
Tak jarang klien tidak hanya mencari jasa event organizer. Kadang-kadang ada yang membutuhkan jasa fotografer, video documenting dan lain-lain. Sebagai tenaga pemasaran yang baik, harus membawa informasi dan pricelist yang lengkap bahkan dari vendor-vendor lainnya. Di JETSET EO, semua data kami disimpan paperless di iPad, dan diorganisasi sedemikian rupa sehingga mempermudah tenaga penjualan untuk mencarinya. Klien tidak suka menunggu, maka kami pun tidak akan membuat mereka menunggu.
 |
| Our Contract: Type, Sign, Email. Paperless! |
2. Paperless: Contract
Apa jadinya bila klien tertarik dengan kami dan akan melakukan closing saat itu juga? Daripada kerepotan mencari kertas form kontrak di dalam tas, kami langsung mengetikkan harga dan kesepakatan dengan klien di iPad, menunjukkannya kepada klien untuk konfirmasi dan langsung menandatanganinya langsung di iPad. Setelah itu, kontrak tinggal dikirim via email kepada klien. Selesai.
Jadi, tidak mengherankan bila suatu hari Anda melihat kru JETSET EO hanya membawa sebuah tas berukuran sedang ketika sedang memprospek klien. Type, sign, email. Done!
 |
| Our Green Rundown use less paper, save more trees, yet understandable |
3. Paperless: Simple Rundown, More Understandable
Tak bisa dipungkiri, industri event organizer adalah salah satu konsumen kertas terbesar. Untuk sebuah event wedding yang berukuran sedang, kita perlu mencetak 55-70 jilid rundown acara yang akan dibagikan kepada klien dan vendor. Bayangkan bila rundown tersebut terdiri dari 50 halaman per rundownnya, dan dicetak sebanyak 55-70 jilid.. Wuih, bisa-bisa dikira kamus.
Kami berpikir keras, bagaimana membuat sebuah rundown yang sederhana, yang dengan mudah dimengerti semua pihak, namun dengan detail acara yang tidak dikurangi.
Hasilnya, lahirlah sebuah susunan rundown JETSET EO yang sangat revolusioner: sebuah rundown yang sederhana, namun mudah dimengerti. Rundown kami hanya terdiri dari 2-4 halaman dan sudah mencakup semua detail acara yang akan kami tangani. Begitu sederhana, hemat kertas, dan mudah dimengerti siapapun. Selain itu rundown dicetak di balik kertas bekas yang masih bagus sehingga menghemat pemakaian kertas. Klien dan vendor pun turut senang karena mereka tidak harus kebingungan membaca rundown yang rumit dan tebal.
Kami percaya untuk memotivasi orang lain, perlu dimulai dari diri kita sendiri dulu. Tidak banyak EO yang peduli lingkungan dengan memperhatikan hal-hal kecil. Inilah salah satu contoh solusi green business yang kami terapkan dalam usaha kami. Lewat 3 langkah sederhana di atas, kami memberi contoh, menarik minat orang lain, barulah dengan sendirinya orang lain akan megikuti.
So, let's go paperless!